Zrezygnuj z zakupu drukowanych wydań gazet na rzecz elektronicznych. Kiedy to możliwe – drukuj dwustronnie. Zawsze zapisuj zeszyty, notatniki i kalendarze do końca, nie zmieniaj ich bez wyraźnej potrzeby. Ustaw firmowe drukarki na tryb oszczędnościowy. Postaraj się zminimalizować a może nawet wyeliminować druk na potrzeby wewnętrzne. Zawsze korzystaj z papieru ekologicznego (przetworzonego). Wprowadź w firmie politykę gromadzenia makulatury na recykling. To tylko kilka przykładów zaleceń, których wprowadzenie ma pomóc ograniczyć zużycie papieru. Ale kwestia podejścia do zużycia papieru w firmie jest dużo szersza.
Może kilka przykładów. Polscy urzędnicy produkują ponad 8 600 000 zapisanych kartek każdego dnia, czyli około 40 ton**. Przedsiębiorcy nie wypadają lepiej. 11 milionów ryz papieru A4 jest wykorzystywanych miesięcznie w polskich firmach. Daje to 464 miliony kartek***. Jeden dokument potrafi być kopiowany nawet 19 razy. To daje zupełnie inne spojrzenie na druk papieru w polskich firmach i instytucjach. Żeby temu zaradzić, wdrażane są wspomniane normy ISO, a także szeroko rozumiana polityka CSR firmy. W końcu przedsiębiorstwo, które nie drukuje bez potrzeby, to przedsiębiorstwo odpowiedzialne i przyjazne Ziemi. Ale CSR to nie tylko ograniczanie zużycia papieru wewnątrz firmy. To również działania zewnętrzne, przede wszystkim w kwestii druku na cele handlowe i marketingowe.
Druk marketingowy pochłania równie dużo, jeśli nie więcej, zasobów. Bardzo dużo firm drukuje ulotki, foldery reklamowe, roll-upy, bannery, billboardy, kalendarze, ale tyczy się to również opakowań produktów, POS (wszelkiego rodzaju materiały wspierające sprzedaż, ustawiane w sklepach), plakatów, książeczek konsumenckich i wielu innych materiałów. Wszystkie one wymagają wykorzystania papieru. W grę wchodzi wiele czynników, które decydują o tym jak dużo papieru zostanie wykorzystane i jaki będzie koszt określonego projektu, choćby nakład, objętość, rodzaj papieru, czy rodzaj zastosowanego uszlachetnienia.
Firma drukująca na potrzeby sprzedaży i marketingu ma przed sobą dwa rozwiązania. Może zdecydować się na bezpośrednią współpracę z drukarnią, albo skorzystać ze wsparcia zewnętrznego. Pierwsze rozwiązanie jest dobre dla firm, które drukują mało i rzadko. Są to też stosunkowo proste projekty, jak wydruk wizytówek, czy dwustronicowych ulotek, których nakład nie przekracza 10 000 egzemplarzy.
W przypadku, kiedy jednak firma drukuje regularnie i dużo materiałów marketingowych, POS, gadżetów, a proces zakupowy i decyzyjny jest długi i obciążający dział marketingu, wtedy pomoc zewnętrznego print partnera może się okazać wartościowa. Właśnie z tej potrzeby powstała usługa określana jako print management, czyli nic innego jak zarządzanie drukiem w celu zoptymalizowania zakupów marketingowych. Print management znany jest na Zachodzie Europy od ponad 25 lat i wykorzystywany przeze wiele liczących się na rynku firm. To bardzo dojrzały sektor, który w Polsce wciąż raczkuje. Powodem jest brak zaufania do partnera zewnętrznego, brak zrozumienia konieczności takiej współpracy, a przede wszystkim brak wiedzy o tej usłudze.
„Jestem świadkiem rozwoju tego sektora w regionie od kilku lat. Cieszę się, że coraz częściej polskie firmy czy polskie oddziały firm zagranicznych, decydują się na tego typu rozwiązanie. Główną korzyścią wynikającą ze współpracy z partnerem print management jest odciążenie firmy, działu marketingu lub zakupów przy jednoczesnej optymalizacji kosztów. Duże projekty print potrafią być bardzo czasochłonne i wymagać wielu ustaleń z kilkoma podmiotami – drukarnią, magazynem, agencją reklamową, kurierem… To pochłania cenny czas pracy, który marketing powinien przeznaczyć na własne obowiązki. Rolą firmy print management jest przejęcie na siebie tych obowiązków włącznie z odpowiedzialnością za finalny wynik wszystkich powiązanych działań” – wyjaśnia Anna Przybylska, Dyrektor Zarządzająca Paperhat Poland Sp. z o.o., polskiego oddziału globalnej firmy działającej w obszarze print management od ponad 20 lat.
Oprócz Paperhat Poland, w Polsce obecnie jest zaledwie kilka podmiotów świadczących usługi tego typu****. Sektor jednak bardzo się rozwija i powstają nowe spółki o szeroko powiązanych działaniach. Każda firma print management cechuje się również swoją indywidualną specyfiką działania, więc nie można też mówić o w pełni zunifikowanej usłudze. Warto dodać, że firmy print management są nieraz uważane za konkurencję dla agencji reklamowych, które przy okazji kreacji do tej pory proponowały usługi druku.
Outsourcing druku w eksperckich firmach print management jest najczęściej stosowany przez firmy z branż: FMCG, farmaceutycznej, healthcare, motoryzacyjnej, detalu czy custom publishing. Wynika to z dwóch kwestii: po pierwsze marketing we wszystkich wspomnianych branżach opiera się na przekazie wizualnym, a ściślej rzecz ujmując – przekazie wizualnym wysokiej jakości. Po drugie, firmy te regularnie produkują materiały promocyjne lub reklamowe przeznaczając na to spore budżety, które można zoptymalizować.

* Norma PN-EN ISO 14001:2005 wskazuje wymagania dotyczące systemu zarządzania środowiskowego, w tym ograniczania zużycia zasobów.
** Raport Rhenus Logistics 2014; http://www.officemanager.pl/ile-kartek-papieru-zuzywaja-polscy-urzednicy-2/.
*** Raport KPMG Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce 2012: http://m.chip.pl/mobile/artykuly/porady/2013/11/oszczedne-drukowanie-w-firmie/mobile_view.
**** Np. PrintCare, Adare czy MMDS.